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調達業務の課題を解決するプロセスマイニングの活用方法

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調達業務の課題を解決するプロセスマイニングの活用方法

公開日: 2024.11.15

調達業務は企業活動の要であり、供給の確保やコスト管理、品質維持などのさまざまな課題が日々の業務に影響を与えます。この業務の効率化と改善のために、近年ではデータを活用したプロセスマイニングが注目されています。プロセスマイニングを導入することで、調達業務の透明性を高め、ボトルネックや無駄を発見し、意思決定をデータに基づいて最適化できます。この記事では、調達業務におけるプロセスマイニングの役割とその導入のメリットについて詳しく解説します。

調達業務でプロセスマイニングの活用意義

プロセスマイニングは、業務プロセスに関するデータを分析し、プロセスの現状を可視化する手法です。これにより、企業は各工程の流れや効率を評価し、改善の余地を特定することができます。調達業務では、サプライヤーとの契約交渉から、発注、納品、検収、支払いまでの複雑なプロセスが存在し、これらの中で効率の低下やコスト増大の原因が潜在していることが多々あります。プロセスマイニングを導入することで、各プロセスの実際のパフォーマンスをデータに基づいて評価でき、業務全体の最適化を図ることができます。

調達業務で解決すべき主な課題

コスト削減とリソースの最適化

調達業務では、コスト管理が重要な要素ですが、予算超過や資材の無駄が発生するリスクもあります。特に、手作業での業務や重複するプロセスがコストを増大させる要因となっています。プロセスマイニングを通じて、各プロセスで生じるコストの詳細を分析し、無駄を削減することで、効率的なリソース配分が可能になります。例えば、発注のタイミングや供給元の見直しを行うことで、コストを最小化し、リソースの有効活用を実現することが可能です。

リードタイムの短縮

調達業務には、さまざまなステップが含まれ、それぞれに必要な時間が異なります。プロセスマイニングを活用すれば、業務プロセスの各工程のリードタイムを分析し、最適化の機会を特定できます。リードタイムを短縮することで、ビジネス全体のスピードアップが期待でき、結果的に競争優位性を確保することにもつながります。

コンプライアンスとリスク管理

調達業務では、法令遵守や企業のポリシーに基づく調達が求められます。しかし、手作業が多く含まれるプロセスでは、コンプライアンスの徹底が難しく、リスクが潜在的に存在します。プロセスマイニングは、規定に準じたプロセスかを可視化し、ルール違反やリスクの可能性を早期に発見し、対応するためのツールとして有効です。

データに基づく意思決定

従来の調達業務では、経験や勘に基づく意思決定が多く見られます。しかし、プロセスマイニングを活用することで、データに基づいた客観的な判断が可能となります。データに裏打ちされた意思決定は、より確かな成果をもたらし、リスクの低減やコスト削減に寄与します。また、これにより業務の透明性も向上し、関係者全員がプロセスの進捗状況を把握することが可能になります。

プロセスマイニングの導入手順

1. データ収集と準備

プロセスマイニングの第一歩は、調達業務に関連するデータの収集です。各工程で生成されるトランザクションデータ、タイムスタンプ、アクティビティログなどを収集し、分析に適した形式に整えることが重要です。この準備段階でのデータの質が、最終的な分析の精度に影響を与えるため、適切なデータ整理が求められます。

2. プロセスの可視化と現状の把握

データが揃ったら、プロセスマイニングツールを使用して、調達プロセス全体の流れを可視化します。これにより、各工程のボトルネックやプロセスの不整合が明らかになり、現状を客観的に把握できます。視覚化されたデータは、改善点の特定や業務の効率化を図るための基礎資料となります。

3. ボトルネックの分析と原因特定

可視化されたプロセスから、リードタイムの長い工程やコストがかかっている部分を特定し、原因を詳細に分析します。このステップで、プロセスマイニングツールの分析機能を活用し、遅延の要因や無駄な工程がどこに存在するのかを突き止めることで、具体的な改善案を立案することが可能です。

4. 改善施策の立案と実施

特定されたボトルネックに対して、具体的な改善策を立案し、実行に移します。例えば、承認プロセスの自動化やリソースの再配置といった施策が考えられます。この段階では、関係者との連携も重要であり、全体としての業務改善効果を高めるための計画が必要です。

5. 継続的なモニタリングと最適化

改善施策を実施した後は、引き続きプロセスをモニタリングし、パフォーマンスの変化を観察します。プロセスマイニングは一度導入して終わりではなく、継続的なモニタリングと最適化を行うことで、さらなる業務改善が期待できます。定期的なレビューを行い、プロセスの最適化が継続的に進むように管理します。

事例：日立エナジーのプロセスマイニング活用による調達業務の効率化

日立エナジーは、調達業務における透明性と効率性の向上を目的にプロセスマイニングを導入しました。このプロセスマイニングプロジェクトでは、複数のサプライチェーンプロセスがデータとして可視化され、業務の流れにおけるボトルネックが明確になりました。

具体的には、日立エナジーはプロセスマイニングツールを活用し、サプライヤーからの納期遅延やプロセスの非効率性を特定しました。また、この分析に基づき、不要なプロセスの削減やワークフローの自動化を進めることで、リードタイムを短縮し、サプライチェーン全体のパフォーマンスを改善しました。こうした取り組みの結果、調達業務の迅速化やコスト削減に成功し、企業の競争力向上にも寄与しています。

プロセスマイニング導入のメリットと持続的な改善

プロセスマイニングを調達業務に導入することで、次のような長期的なメリットが期待できます。

コスト削減と効率化: 無駄なコストやリソースを最適化し、効率的な業務遂行が可能になります。
リードタイムの短縮: 業務フローのボトルネックを解消することで、プロセスのスピードアップが実現します。
コンプライアンスと透明性の向上: 規則に従った業務が確保され、プロセス全体の透明性が高まります。
持続的な業務改善: プロセスマイニングによって業務改善を続けることで、変化する市場環境にも柔軟に対応できる体制が整います。

まとめ

調達業務におけるプロセスマイニングの活用は、業務の効率化やコスト削減、透明性の向上を通じて企業の競争力を高める有力な方法です。ボトルネックやリスクの特定といったデータ駆動型のアプローチにより、従来の課題を解決し、より戦略的な意思決定が可能になります。プロセスマイニングは一度導入するだけでなく、継続的なモニタリングと最適化を通じて、その効果を最大化し続けることが肝要です。今後、調達業務の最適化を検討している企業にとって、プロセスマイニングの導入は大きな価値をもたらすでしょう。